Foundations of Project Management

不用讀大學，拿著一紙 Google 課程證書，就能快速找到高薪工作

Google

Google 試圖開設課程來解決昂貴的高等教育的問題，透過線上的課程，在世界各地的人都有機會可以學習和工作技能直接相關的課程，並且可以憑藉著完成課程的認證去申請Google以及合作企業的工作。趁著現在疫情之下有比較多的時間，我選了Project Management的課程先來上看看，課程內容包含影片、閱讀文章、討論、作業、測驗…等品項，收費的部分一開始有7天的試用期，接下來每個月39美元（約台幣1100)。

Course 2 的內容也寫好了 想看的人可以到Google 專案管理Project Management筆記 Course 2

Project Management 總共有6個Course,每一個完成後都會拿到一個證書。

Course 1	Fundations of Project Management
Course 2	Project Initiation:Starting a Successful Project
Course 3	Project Planning:Putting It All Together
Course 4	Capstone:Applying Project Management in the Real World
Course 5	Agile Project Management
Course 6	Project Execution:Running the Project

在這個單元會學到的東西

• 描述不同行業的項目管理技能、角色和職責
• 解釋項目管理生命週期並比較不同的項目群管理方法
• 定義組織結構和組織文化，並解釋它如何影響項目管理。

項目管理技能、職責和角色

project management要做什麼？

1. 不同的項目管理開發法
   • Agile 敏捷式開發
   • Waterfall 瀑布式開發
2. Management 要做的事情
   • Planning and organizing-create project plans 規劃和組織-創建項目計劃
   • Managing tasks 管理任務
   • budgeting 做預算
   • controlling cots and other factors 控製成本和其他因素

一個PM的職涯會是怎麼一個樣子

工作的升遷會由 project manager
⟹ program manager（多個project）
⟹porfolio manager(多個program)

課程告訴我們project management的學習是可以適用在不同的產業，有就是說你在課程中學到的內容是可以應用在你自己的工作上，即便大家的領域可能都不太一樣。這個課程學習到的是transferable skills，這是這個章節強調的重點。

1. 常見入門project management 相關的職位包含
   • Junior Project Manager:會和比較資深的PM一起完成PM的任務
   • Project Administrator：協助項目團隊的其他成員完成管理任務。
   • Project/Program Assistant:提供團隊行政支持，也可能會協助進行研究或團隊培訓的項目。
   • Project/Program Coordinator:參與實際項目工作和行政任務。在PM的指導下工作，以確保項目能在前間以及預算內完成。
   • Project Support Specialist:監督分配的項目，也可能負責培訓員工執行任務。
2. 傳統上進階project management 職位
   • Project Manager: 負責項目的啟動、計劃、執行、監控和結束。
   • Project Analyst: 通過共享信息、數據分析提供戰略、貢獻績來推進項目。
   • Project Leader/Director: 推動核心決策並確定項目方向。
   • Project Controller: 主要負責項目策劃。您可能會在工程和建築等行業看到此職位。
   • Technical Project Manager: 為公司內確定的目標進行項目規劃和管理。確保項目在規定的時間範圍和預算內按要求完成。
   • Project Management Office (PMO) Analyst: 管理複雜項目的進度，以確保及時執行和完成。
3. Operational management roles 
   管理跨部門的作業，關鍵也是在控制時間和預算。常見的職位如下：
   • Operations Analyst:管理和協調調研，調查工作流程，創建業務程序，並建議更改以改進項目和公司。
   • Operations Manager: 監督戰略決策並根據財務、進度和資源報告推出行動計劃。
   • Chief Operating Officer: 負責監督企業的日常行政和運營職能。
4. Agile roles
   在後面的章節會討論更多關於這個部分，這裏主要希望認識兩個職位
   • Scrum Master: 協調和指導 Scrum 團隊。熟悉敏捷框架和 Scrum，並能夠向他人傳授 Scrum 價值觀和原則。
   • Product Owner: 帶動產品的發展方向和進步。

Project Manager是什麼

Project manager 定義：項目經理從頭到尾管理項目，並為他們的團隊提供指導，在每一步都使用他們無可挑剔的組織和人際交往能力。

要做的事情：

• 建立一個很棒的團隊：了解每個人的動機、強項、弱點，讓每一個人感受到被信任、被欣賞
• 專注在顧客上：聽顧客的問題，了解他們對預期結果的期待，有些時候顧客會希望project manager給予解決方案
• 控制預算、時間和計劃的範圍
• 幫助大家把任務變成小小步驟–>有效率
• 讓工作給比較適合的人做
• 緊盯大家的效率,幫助每個參與者看到估做進度的目標和全貌
• 協助破除遇到的障礙
• 收集意見做良好的溝通：花時間建立關係、圖通、同理和尊敬其他人
• 制定計畫
• 尋找可以幫助增加計畫價值的方式

如何運作一個cross-functional 的團隊

• Clarify goals：建立明確的目標，讓每個人知道自己的角色以及如何給予其他成員支持。
• Get team members with the right skills：確認每個團隊的成員有擁有正確合適的技能可以應用在計畫上。
• Measure progress：讓團隊知道進度，看得到已經完成多少進度可以幫助他們保持動力前進。
• Recognize efforts：幫助團隊的每個成員能夠知道自己做的努力，不要忽略任何的付出。有時候我們容易只注意到一些比較明顯的功勞，但是讓團隊的每一個成員感受到被支持，知道自己的付出被看見是很重要的事。

成功的 project manager必備的技能

• Enabling decision-making：果敢，讓做決定的過程更加順暢沒有阻礙
• Communicating and escalating：良好有效的溝通並且引導團隊處理各種議題，找尋解決方案並且給予建議。
• Strong organizational skills：組織統整的能力。包含使用作計畫的軟體、建立溝通的管道、文件資料保存管理、使用有效的工具來評估果效等等。

不過你以不必是領域裡的專家或是擁有大量的技術上的知識，也不見得需要有很多過去的經驗才可以做好Project Manager的工作。

項目管理生命週期及不同項目的管理方法

計劃的生命週期

• Initiating the project：討論計畫目標，確認利益關係人，理解顧客對這個計畫的需求以及期待，了解計畫需要哪些資源以及技能，分析計畫的花費以及獲利。
• Making a plan：制定預算、時間表、里程碑，團隊建立、決定工作職責、風險評估。
• Executing and completing tasks：管理進度、持續溝通、作出調整。
• Closing the project：確認所有的任務都已經完成、計畫有良好的成果、和利益關係人溝通計畫結果成效、回顧過程學習到的事情。

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常見的project management方法

這個章節介紹了常見的project management的方法，其實上到這裡對很多方法都還一頭霧水，不過上到後面的章節發現其實後面都還有更大篇幅的介紹，所以這裡就是先簡單介紹。

• Waterfall ：一種傳統的方法。裡面的任務和階段以線性並且有順序的方式按部就班完成，並且項目的每個階段必須完成後才開始下一個階段。 在 Waterfall 中，評量標准在項目開始時就已明確定義。
• Agile ：這種方法以短階段的協作、迭代工作，頻繁的測試和定期實施的改進，以遍及時知道顧客的反應，快速改變產品適應需求。 某些階段和任務與其他階段和任務會同時進行。
• Scrum ：Scrum 是一個Agile框架下的一個方法。此方法專注於通過協作、問責制和迭代過程來開發、交付和維持複雜的項目和產品。
• Kanban：Kanban既是一種敏捷方法，也是一種工具，它通過使用看板或圖表提供有關正在進行的工作狀態的視覺反饋。 Project Manager使用看板，上面分類包括類別包括“待辦事項”、“進行中”和“已完成”，在看板上使用便籤或記事卡來表示團隊的任務，。
• Six Sigma ：通過確保每次都遵循質量流程來減少變化。 此方法遵循稱為 DMAIC 的過程改進方法，它代表定義、測量、分析、改進和控制。
  • Ｄ- Define: 定義問題，客戶需求和項目目標等等。
  • M – Measure: 測量當前流程的關鍵方面，收集相關資料
  • A – Analyze: 分析數據，尋求和檢驗原因和效果之間的關係
  • I – Improve: 提升優化當前流程
  • C – Control: 控制改變未來流程，確保任何偏離目標的誤差都可以改正。
• Lean Six Sigma 是Lean和Six Sigma的結合。 它通常用於旨在節省資金、提高質量和快速完成流程的項目。 5S Method、DMAIC 流程和Kanban的使用都是這種方法的組成部分。

組織結構和組織文化

組織架構

Classic organizational structures

Classic organizational structures是自上而下的層級系統，其中首席執行官 (CEO) 對多個部門經理擁有直接權力。部門經理對員工的其他幾個部門有直接的權力。權威來自頂部，過濾到底部。可能需要經常報告項目狀態更新，以便向上級以便讓上級主管了解情況。

部門由一名職能經理領導，員工根據其角色的職能進行分組。例如，航空公司Friendly Skies Airlines的主要功能是駕駛飛機。通常有邏輯的安排部門來履行其他重要的公司職能，例如營銷、人力資源和戰略。員工通常在組織內具有專長，在正常的日常運營中可能不會在其他領域工作。

Matrix organizational structures

Matrix organizational structures與Classic organizational structures的不同之處在於員工有兩個或兩個以上的經理。 在Matrix 結構中，有直屬上司，但也有相鄰部門的人需要與他們就工作進度進行溝通。 職能領域往往更頻繁地交叉路徑，並且根據工作的性質，每個領域的負責經理擁有最大的權力。

一個組織的文化

一個組織的文化定義了它的身份。它的身份本質上描述了公司在內部和外部開展業務的方式。公司的價值觀和組織文化相輔相成；它的價值觀是其身份的一部分。您幾乎可以將組織的文化視為其個性，這就是為什麼了解公司的使命和價值是很重要的。

強大、積極的組織文化有助於留住公司最優秀的員工。感到被重視、投入和挑戰的人更有可能全力以赴，並希望為成功而努力。一個組織的文化可以幫助公司留住有才華的員工，也可以吸引優秀的人才！另一方面，有毒的文化可能會產生相反的效果。找到一個文化適合你個性的組織很重要。了解有關組織文化的更多信息的一種方法是與在那里工作的人交談。您還可以注意當前員工的著裝、表情和整體行為。