Project Planning:Putting It All Together

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Google 試圖開設課程來解決昂貴的高等教育的問題，透過線上的課程，在世界各地的人都有機會可以學習和工作技能直接相關的課程，並且可以憑藉著完成課程的認證去申請Google以及合作企業的工作。疫情期間越來越多線上課程開設，也有許多大學有免費的開放式線上課程，大家可以多聽多看～

Project Management 總共有6個Course,每一個完成後都會拿到一個證書。接下來介紹度Course 2 裡會學到的東西。想看Course 1 的可以到Google 專案管理Project Management筆記 Course 1, course2可以到Google 專案管理Project Management筆記 Course 2

Course 1	Fundations of Project Management
Course 2	Project Initiation:Starting a Successful Project
Course 3	Project Planning:Putting It All Together
Course 4	Capstone:Applying Project Management in the Real World
Course 5	Agile Project Management
Course 6	Project Execution:Running the Project

在這個單元會學到的東西

Project Planning:Putting It All Together

創建項目計劃：工具和模板

項目計劃至關重要，因為它們用於確定完成項目所需的範圍和時間。根據您所管理的項目，所需要使用的模板可能會有所不同，有些公司甚至有要求項目經理使用的標準模板。一般來說，簡單的項目最好使用電子錶格，複雜的項目最好使用項目管理軟件。無論使用哪種工具，都要確保包含以下關鍵信息：

任務 ID 編號或任務名稱：一個項目中可能會有幾十、幾百甚至上千個任務。分配一個任務 ID 或名稱可以讓你在與團隊成員和利益相關者溝通時輕鬆查找和參考任務。
任務持續時間：任務工期是您估計該任務應花費的時間。在項目計劃中添加任務工期可幫助您組織項目中的任務並確定其優先級，從而確保您按時實現目標。
開始和結束日期：包括每項任務的開始和結束日期有助於您跟蹤進度是否按時。
誰負責什麼：包括每個團隊成員的角色和職責有助於提高清晰度和效率。作為最佳做法，還應為每項任務指定負責人。

在规划项目时，有许多工作管理工具可供您选择。我们在以前的视频中介绍过其中一些，但作为复习，重要的是要记住，每个公司、项目经理和客户都有自己偏好的工作管理工具。你可能会接触到 Smartsheet, Asana, Jira, Trello,等工具。这些工具允许在任务层面进行协作和沟通。

項目預算編制

項目預算是實現項目目標所需的貨幣資源估算。在前面的課程中，我們介紹了與項目預算相關的各種信息。預算是在項目啓動階段創建的，與其他任何項目管理文件一樣，需要在項目的整個生命週期中不斷審查和控制預算。預算不僅僅是完成項目所需的費用，它還是與利益相關者溝通時參考的有用工具，同時也是項目進度的跟蹤器。預算還有助於控製成本，並作為項目財務部分的基準。

項目預算編制最佳做法

編制項目預算時需要考慮的幾個重點：

參考歷史數據：您的項目可能與貴組織以前做過的項目類似。重要的是要回顧該項目預算是如何處理的，找出成功之處，並從以前的錯誤中吸取教訓。
用你的團隊、導師或經理：養成要求你的團隊反復檢查你的工作的習慣，讓你的文件多一雙眼睛。
階段編制預算：按時間階段編制預算可以讓你在計劃支出的預計時間內分配項目任務的成本。通過對照時間表查看任務，您可以跟蹤和比較一段時間內的計劃成本和實際成本，並在必要時對預算進行修改。
檢查、檢查、再檢查：確保預算準確無誤。您的預算很可能需要財務或高級管理層等其他部門的批准，因此請盡最大努力確保預算盡可能簡單易懂，並且所有計算都正確無誤。

對不同類型的成本進行分類

項目會產生不同類型的成本。例如，您可能需要在項目預算中考慮直接成本和間接成本。在預算中對這些不同類型的成本進行分類，以確保您能滿足組織和客戶的要求。

直接費用	間接費用
完成項目所必須的費用	這些費用是指那些不直接導致項目完成，但對項目團隊開展工作仍必不可少的項目費用。
料費設備租賃費用軟件許可證與項目有關的差旅和交通費用員工培訓	行政費用水電費保險費一般辦公設備安全費用

編制基線預算

基線預算是項目開始時對項目成本的估算，一旦為項目制定了預算並獲得批准，就應公佈這一基線，並將其與實際執行進度進行比較。這將讓您瞭解項目預算的執行情況，並做出明智的調整。持續監控項目預算並在必要時進行修改非常重要，但是預算更新可能需要與最初預算相同的審批。此外，如果您的預算有重大變化，比如項目範圍發生重大變更，預算很可能會受到影響。在這種情況下，您需要重新制定基線以便遵守切合實際的預算。

風險管理階段

風險管理是識別和評估可能影響項目的潛在風險和問題的過程。風險管理是貫穿項目整個生命週期的持續實踐。它通常包括以下五個步驟的某些變化：

階段	內容
識別風險	風險管理流程的第一階段是與團隊一起識別和定義潛在的項目風險。畢竟，只有知道風險是什麼，才能管理好風險。
分析風險	識別風險後，確定其可能性和對項目的潛在影響。發生概率高的嚴重風險威脅最大。評估風險。接下來，利用風險分析的結果確定哪些風險需要優先處理。
評估風險	接下來，利用風險分析的結果確定哪些風險需要優先處理。
處理風險	在這一階段，制定如何處理和管理每項風險的計劃。你可以選擇忽略次要風險，但嚴重風險需要詳細的緩解計劃。
監控風險	最後，指派團隊成員監控、跟蹤並在必要時緩解風險。

繪制魚骨圖可以幫助我們找到問題的根源並衡量其對項目的潛在影響，您就可以著手確定如何降低風險。

單點風險管理

一旦您確定了風險並對其進行了排序，請特別注意那些可能對團隊完成項目的能力造成災難性影響的風險。單點故障是一種風險，一旦發生，可能會對項目造成嚴重破壞，甚至導致項目關閉。您應該在項目初期就對這些風險進行規劃。降低風險的計畫可以用以下幾個維度思考。

維度	內容
Avoid	這種策略旨在從整體上回避或避免這種情況。
Minimize	降低風險是指盡量減少風險可能對項目造成的災難性影響。最大限度降低風險的關鍵在於意識到風險的存在。這就是為什麼你通常會聽到緩解策略被稱為變通方法的原因。
Transfer	轉移戰略將處理風險的責任轉移給了其他人。
Accept	最後，你可以接受風險，將其作為正常的經營成本。主動接受風險通常意味著預留額外資金，以支付擺脫困境的費用。被動接受風險就是 “什麼都不做"。雖然對於較小的風險來說，被動接受風險可能是合理的，但對於大多數單點故障風險來說，不建議這樣做。同樣重要的是，要積極主動，盡可能提前降低風險，因為這樣可以避免接受風險。

建立溝通計畫

這節說明的是如何記錄哪些人需要參與項目溝通、如何與他們溝通、為什麼要溝通以及溝通的頻率。

制定交流計劃的技巧

項目	內容
識別	在開始制定計劃之前，請回答這些問題，以確保您掌握所有相關信息：項目利益相關者：您是否繪制了所有利益相關者的 RACI 圖表或利益相關者地圖？誰是你的受眾？在項目生命週期的不同階段需要告知哪些人？溝通頻率和方法：您應在何時以及多久與利益相關者進行一次溝通？他們喜歡哪種溝通方式？每個利益相關者需要多少詳細信息？目標：溝通的目的是什麼？您需要回應嗎？您是想鼓勵參與還是僅僅提供最新信息？障礙：是否存在時區限制？語言障礙？某些利益相關者（如高管）是否需要時間回復或回應？是否存在隱私或互聯網訪問問題？
記錄和發展	選擇一個工具或模板來記錄您所有的溝通需求，然後開始制定計劃。以下是一些建議：添加備注欄:項目管理不是一刀切的，需要跟蹤的內容很多。例如，如果您要聯繫高層領導或高管，是否需要在郵件中抄送其他人？如果利益相關者不在辦公室或在某些日期無法聯繫，你是否有備用計劃？添加備注，設置提醒事項和其他相關細節。使用格式突出計劃中的關鍵細節:項目是否需要發佈公告或做出緊急決定？用不同的字體顏色或大小突出這些關鍵要素，以強調其重要性。確保團隊可以訪問您的文檔:與團隊共享計劃。允許團隊審閱文檔可確保他們瞭解計劃，並有機會提出反饋意見。共享文件還可以作為額外的檢查，確保您沒有遺漏任何關鍵部分。測試你的計劃:如果您要向整個團隊發送電子郵件或鏈接，請向自己或同事發送測試郵件。如果您計劃進行虛擬演示，請務必提前測試視覺、音頻和其他技術方面。這樣，你就能盡量減少任何技術問題。
檢查	一旦你的傳播計劃公之於眾，就要與受眾一起檢查計劃的效果。安排例行檢查可以幫助您瞭解哪些是有效的，哪些是無效的，從而改進您的計劃。您要確保傳播計劃在正確的時間向正確的利益相關者提供正確的信息。此外，確保仔細檢查關鍵利益相關者是否隨著時間的推移而發生變化。

Key takeaways

這個單元主要學習了創建項目的工具和模板、預算的編制、風險管理以及溝通管理，詳細的內容可以上Google的課程學習網址觀看喔。

Google課程連結：
https://www.coursera.org/professional-certificates/google-project-management

Google 專案管理Project Management筆記 Course 3

Project Planning:Putting It All Together

在這個單元會學到的東西

創建項目計劃：工具和模板