Capstone: Applying Project Management in the Real World
Google 試圖開設課程來解決昂貴的高等教育的問題，透過線上的課程，在世界各地的人都有機會可以學習和工作技能直接相關的課程，並且可以憑藉著完成課程的認證去申請Google以及合作企業的工作。疫情期間越來越多線上課程開設，也有許多大學有免費的開放式線上課程，大家可以多聽多看～
Project Management 總共有6個Course,每一個完成後都會拿到一個證書。接下來介紹度Course 2 裡會學到的東西。
| Course 1 | Fundations of Project Management |
| Course 2 | Project Initiation:Starting a Successful Project |
| Course 3 | Project Planning: Putting It All Together |
| Course 4 | Capstone: Applying Project Management in the Real World |
| Course 5 | Agile Project Management |
| Course 6 | Project Execution:Running the Project |
目錄
專案狀態報告的關鍵組成部分
(Key components of a project status report)
- 專案名稱(Project name)：專案名稱應該明確指向專案的目的，讓人一目了然了解專案的總目標。
- 日期(Date)：在專案的執行階段，會每週或每月創建專案報告，因此將日期添加到每個狀態報告中，為受眾提供一個參考點，也創建了一個專案狀態隨時間變化的歷史記錄。
- 摘要(Summary)：摘要將專案的目標、時間表、亮點和難點濃縮在一個中心位置，方便利害關係人查看。
- 狀態(Status)：專案的狀態顯示了實際進展與計劃進展的對比。在專案管理中，常用的方式是通過RAG（紅、橙、綠）狀態報告來顯示。
- 里程碑和任務(Milestones and tasks)：專案的主要里程碑和當前任務的摘要，有助於團隊和利害關係人輕鬆地視覺化這些元素的進度，通常會將任務和里程碑逐項顯示為“未開始”、“進行中”或“已完成”。
- 問題(Issue)：問題包括專案目前的阻礙和潛在風險。狀態報告是一個重要的機會，與利害關係人設定期望。如果你的專案狀態是紅色或橙色，你可以標示出什麼阻止你達到計劃的目標。你也可以利用這個機會陳述你的計劃，使專案恢復到綠色，並請求任何你可能需要的資源或幫助。你將在即將到來的視頻中學到更多關於溝通重大風險和問題的知識。
建立有效的影響力聲明
(Creating an effective influencing statement)
在專案管理職涯中，會有需要影響他人考慮某個想法、批准一個計劃或完成專案任務的時候。康格(Jay A. Conger)的四個步驟(Credibility, Common Ground, Evidence, and Emotional Connection)提供了一個有用的框架，可以用來有策略地處理對專案成功和影響利害關係人至關重要的對話。
- 情感連結(Emotional Connection)：與對方建立情感上的聯繫，理解並回應他們的情感需求和擔憂，這能夠增加他們接受你的建議的意願。
- 建立信譽 (Credibility)：確保你在對方眼中是值得信賴的專家，可以通過展示你的經驗、知識和過去的成功來實現。
- 找出共同立場(Common Ground)：讓對方知道你們有共同的目標和利益，這可以減少對抗並增強合作。
- 提供證據(Evidence)：用數據、事實和具體案例來支持你的觀點，這能夠讓你的主張更具說服力和可信度。
有效電子郵件寫作的原則
(Principles of effective email writing)
- 明確說出你的需求：一開始就清楚地告訴對方你要什麼，不要讓對方猜測你的意圖。
- 內容簡短精煉：不要寫太多冗長的內容，保持重點突出，讓對方能快速抓住重點。
- 結構清晰：用段落和標題來組織你的內容，讓對方能夠一目了然地理解你的訊息。
- 檢查語法、標點和拼寫：在發送之前，仔細檢查你的電子郵件，確保沒有錯誤，這樣可以提高專業性和可信度。順帶一提，最近AI的出現越來越可以直接幫助文法的確認，甚至直接書寫Email都不是問題。
有效會議應該做到
(Checklist for productive meetings)
沒有人喜歡頻繁且無效的會議，大家應該都有在會議室裡覺得度日如年的經驗。會議可以做以下幾個確認，幫助會議有效的進行：
- 與會者積極參與：確保每個人都參與討論，提供意見和反饋，而不是被動地聽。
- 清晰簡明的議程並且貫徹始終：在會議開始前制定明確的議程，並在會議中嚴格遵守，確保每個議題都得到充分討論。
- 合適的與會者：邀請那些能夠對會議目標做出實質貢獻的人參加，避免人數過多或者無關人員參與，浪費時間。
向利害關係人展示專案影響(Demonstrating project impact to stakeholders)
強調關鍵績效領域
專案影響報告的目的是向你的關鍵利害關係人展示專案對組織的影響。在專案開始時需要確定目標、任務、預算、進度和關鍵績效指標（KPIs）。報告中還應回答這個問題：我們試圖解決的問題是什麼，我們如何解決它？這將有助於你展示專案成果給業務帶來的價值。
- 描述你為專案設立的目標和任務，以及你希望在專案結束時達成的成果。
- 描述你如何根據KPIs達成這些目標。KPI是一個可衡量的數值，用來展示公司在達成目標方面的效果。在影響報告中，回顧你在專案開始時如何定義專案成功，並強調你實現這些成功的結果。
- 展示你的進度和預算表現，概述你的成本節約和效率提升。展示你如何達到專案範疇內設定的截止日期，以及專案是否在預算內完成。
使用指標展示你的結果
使用事實和統計數據來強調你在上述績效領域取得的成果。常見的指標例子可能包括：
- 進度表現的改善
- 收入增長
- 正向的投資回報率（ROI）
- 外部用戶數量增加
- 內部用戶百分比增加
- 成本與利潤比
- 高顧客滿意度百分比
- 間接費用的減少
- 技術問題的減少
- 節省的時間
指標和數據點是展示影響的最佳方式之一。在專案進行中，收集數據並跟蹤你想要衡量的各個領域的進展。如果你能用合適的視覺效果輔助你的指標，並將它們與專案的更大目標聯繫起來，你可以快速展示專案的成功和價值。
結語
本章節內容也超豐富，包括專案狀態報告、影響力聲明、電子郵件寫作原則和會議準備清單等等。不要再讓會議成為時間黑洞，積極參與，確保有清晰的議程！
下班後的學習筆記 